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出張が多くなりました。出張旅費についてのお問合せ。(H30.5)

 飛行機であっという間に東京へ行けたり、韓国や中国へ行けたりとグローバルな事業展開となりました。そんなときの「経費」、出張旅費についてお話します。


会社から支給される出張旅費は非課税であるだけでなく、会社側は消費税の仕入税額控除の対象となります。また、適切な出張旅費規程に基づいて支給される交通費や宿泊費、日当は、実費精算でなくてもかまわないとされています。

そのためには出張旅費規程を作成しておくことが必須ですね。


また、出張旅費の実費精算は、従業員が会社に提出する「精算書」に基づいて支給しましょう。「精算書」には、従業員名、旅行内容及出張日当の金額、宿泊費に係る領収書等を添付します。この「清算書」と帳簿を併せて保存すれば、出張旅費に係る仕入税額控除の適用要件を満たすものとされています。


出張に伴い使用した地下鉄などの交通費は領収書をもらえないケースも多いですね。


こうしたことから、出張旅費の名目で経費の水増しに利用する、いわゆる“カラ出張”があったりします。税務調査において、出張旅費は必ずチェックされる項目の一つと言われてます。


調査において無用なトラブルを避けるためには、出張したことを立証するための資料を残しておくことが重要となります。出張報告書に記載された出張日当の支給は非課税ですが、これだけでは出張したことの証明は弱いため、調査官は「出張報告書は架空で作成できるのであてにならない!」と考えます。


そこで、出張したことを証明するために、航空運賃や鉄道料金、ホテルの宿泊費などの領収書、最近ではWEB上で航空券を手配するのも一般的なのでeチケットのコピーなどを出張した社員から入手しておきましょう。海外出張であれば訪問先を明らかにできる名刺やカタログなどの関連資料を保存しておくことが必要です。


“カラ出張”とされれば、支給した出張旅費相当額が社員に対する賞与として源泉徴収の対象となり、仮装・隠ぺいによる重加算税が課される可能性が高くなります。また、出張の名目で取引先とゴルフに行った場合は、宿泊費や交通費等相当額が交際費課税の対象となります。出張旅費は、実費精算でなくても非課税となるだけに、調査を見越した充分な管理を心掛けましょう。